一、会前准备
1. 确认会议信息 
   - 会议时间、地点、主题、参会人数、参会人员名单（含职务、联系方式）。  
   - 确定会议议程、发言嘉宾及特殊需求（如翻译、设备、餐饮等）。  

2. 人员分工
   - 成立接待组：明确负责人、签到人员、引导人员、设备保障人员、后勤人员等。  
   - 制定《接待分工表》，明确职责和时间节点。  

3. 物资准备
   - 会议资料：会议手册、议程表、笔记本、笔、名牌、资料袋等。  
   - 签到物资：签到表、二维码签到设备、胸牌、指引牌等。  
   - 会场设备：投影仪、话筒、音响、翻页笔、白板、网络调试等。  
   - 茶歇/餐饮：根据预算准备茶点、饮料、午餐/晚餐（需提前确认忌口和偏好）。  

4. 会场布置  
   - 座位安排：桌签摆放（按职务或单位顺序）、U型/剧院式/圆桌式布局。  
   - 设备调试：提前测试投影、音响、灯光、空调等。  
   - 环境布置：横幅、指示牌（含洗手间、出口指引）、绿植装饰、背景板等。  

二、会议当天流程
1. 签到环节
   - 提前1小时到达会场，布置签到台。  
   - 核对参会人员身份，发放资料袋、胸牌等。  
   - 重要嘉宾需专人引导至休息室或VIP区域。  

2. 引导入场 
   - 安排引导人员在入口、电梯口、走廊等关键位置指引方向。  
   - 协助参会者入座，提醒手机静音、会议纪律等。  

3. 会议进行中
   - 主持人开场，介绍会议议程和嘉宾。  
   - 专人负责设备保障（如切换PPT、调节话筒音量）。  
   - 安排摄影/摄像人员记录会议重点环节。  
   - 茶歇时间：提前10分钟布置茶点，引导有序取餐。  

4. 会议结束
   - 安排嘉宾离场顺序，重要嘉宾由专人送至电梯/车辆。  
   - 清理会场，回收剩余资料和设备，检查是否有遗留物品。  

三、会后跟进
1. 资料整理
   - 整理会议纪要、照片、视频，发送至参会人员。  
   - 归档签到表、反馈表等文件。  

四、注意事项
1. 礼仪规范
   - 接待人员需着装正式，保持微笑，用语礼貌。  
   - 重要嘉宾需提前了解其职务、姓名、照片，避免称呼错误。  

2. 应急预案 
   - 准备备用设备（如笔记本电脑、话筒电池）。  
   - 预留机动人员应对突发情况（如嘉宾迟到、设备故障）。  

3. 灵活调整  
   - 根据会议规模调整接待规格，小型会议可简化流程，大型会议需增加安保和医疗支持。  

通过标准化流程和细节把控，可提升会议的专业性与参会者体验。